PENGURUSAN SURAT MASUK

1. PENGURUSAN SURAT MASUK

• Penerimaan surat

    surat masuk diterima oleh resepcionis, petugas penerima surat mengumpulkan surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat, dan menandatangani bukti pengiriman surat bahwa sudah diterima.

• Penyortiran surat

setelah surat diterima dari resepsionis, kemudian dipilah-pilahkan berdasarkan surat dinas maupun surat pribadi.

• Pencatatan surat

petugas pencatat surat dapat membuka dan membaca surat agar mengetahui surat tersebut termasuk surat dinas biasa, penting, atau rahasia,.

• Pengarahan surat

pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan agar mengetahui pejabat mana yag harus menangani surat dengan menyertakan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan.

• Penyampaian surat

penyampaian surat kepada pajabat atau karyawan berdasarkan disposisi pimpinan dan dicatat pada buku ekspedisi intern.

• Penyimpanan surat

jika semua proses surat sudah selesai maka surat asli diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan menggunakan sistem penyimpanan arsip seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem wilayah dan sistem nomor.

INSPIRASI

• jadilah diri anda sendiri. siapa lagi yang bisa melakukannya lebih baik ketimbang diri anda sendiri. ( Frank J. Giblin )
• kebanggaan kita yang terbesar adalah bukan tidak pernah gagal, tetapi bangkit kembali setiap kita jatuh. ( Confusius)
• kesempatan anda untuk sukses di setiap kondisi selalu dapat diukur oleh seberapa besar kepercayaan anda pada diri anda sendiri. ( Robert Collier)
• Tak seorang pun bisa kembali ke masa lalu dan memulai awal baru. Namun semua orang dapat memulai dari sekarang dan membuat akhir yang sama sekali baru. ( Carl  Bard)
• Ketika satu pintu tertutup, pintu lain terbuka. Namun kadang kita melihat dan menyesali pintu tertutup tersebut terlalu lama sehingga kita tidak melihat pintu lain yang terbuka. (Alexander Graham Bell)
• Pikiran anda bagaikan api yang perlu dinyalakan, bukan bejana yang menanti untuk diisi. ( Dorothea Brande)
• Kalau kita ingin sukses, kita harus bertanya kepada orang yang diatas rata-rata(orang yang lebih sukses) dan mendengarkan nasihat mereka. (Tung Dasem Waringin) 

Sistem Penyimpanan Arsip

1. Pengertian
    sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yangtelah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesien penggunaan waktu, tempat, tenaga dan biaya.

2. Manfaat

1. arsip dapat tertata dengan rapi
2. mudah dalam perawatan
3. mudah mencari bila sewaktu-waktu dibutuhkan
4. arsip tidak hilang, sehinga informasinya dapat terpelihara.

3. Istilah-istilah

1. sistem abjad (alphabetical filling system)
2. sistem  subjek (subjectical filling system)
3. sistem tanggal (chronological filling system)
4. sistem wilayah (geographical filling system)
5. sistem nomor (numerical filling system)